Zaštita podataka o ličnosti

SMN audit & tax d.o.o.

Kompanija SMN audit & tax d.o.o., Beograd je odgovorna i posvećena zaštiti podataka o ličnosti. U ovom obaveštenju o transparentnosti objašnjavaju se razlozi i načini prikupljanja i korišćenja podataka o ličnosti i pružaju informacije o pravima pojedinaca. Naša kompanija ima pravo da koristi podatke o ličnosti koji su joj povereni, i to u svrhe navedene u ovom obaveštenju o transparentnosti, odnosno u druge svrhe naznačene na mestu prikupljanja podataka.

Podatak o ličnosti je svaka informacije koja se odnosi na živo lice čiji je identitet određen ili odrediv. Naša kompanija vrši obradu podataka o ličnosti za različite potrebe, s tim što se u zavisnosti od svrhe u koju se prikupljaju mogu razlikovati načini prikupljanja podatka, pravni osnov za obadu podataka, upotreba i obelodanjivanje podataka, kao i period tokom kojeg se podaci zadržavaju.

U postupku prikupljanja i korišćenja podataka o ličnosti naša politika je transparentna kada je reč o razlozima i načinima obrade podataka o ličnosti.

Podaci o ličnosti koje obrađujemo

Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti zaposlenih:

  • Ime i prezime, adresa, datum i mesto rođenja, pol, bračno stanje, matični broj, broj lične karte, državljanstvo, broj zdravstvenog osiguranja (LBO);
  • Akademske i profesionalne kvalifikacije: stepen obrazovanja, titule, podatke o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, istorija zaposlenja, biografija;
  • Finansijski podaci: broj bankovnog računa, podaci o zaradi i dodatnim naknadama;
  • Podaci o izvršenju radnih obaveza: pozicija, procena nadzornog organa (lica), poslovna e – mail adresa, IP adresa, pristupni kredencijali (npr. korisničko ime i lozinka);
  • Komunikacijski podaci: e – mail, broj telefona, kontakt srodnika za hitne slučajeve, kao i drugi podaci neophodni za izvršenje zakonom propisanih obaveza poslodavca i realizacije ugovora o radu, odnosno drugog ugovornog odnosa između zaposlenog i Društva;
  • Društvo može obrađivati i određene kategorije posebnih vrsta podataka o ličnosti, poput podataka o zdravstvenom stanju ili podataka o verskom opredeljenju, a u skladu sa članom 17. ZZPL, posebne vrste podataka o ličnosti zaposlenih za svrhu izvršenja obaveza ili primene zakonom propisanih ovlašćenja u oblasti rada, socijalnog osiguranja i socijalne zaštite;
  • Društvo ne obrađuje veći broj ili drugu vrstu ličnih podataka od onih koji su potrebni da bi se ispunila navedena svrha. Ukoliko se obrada posebnih vrsta podataka vrši na osnovu saglasnosti lica (na primer, kako bi se prilagodili uslovi obuke zdravstvenom stanju polaznika), ta saglasnost mora biti data u pisanoj formi koja obuhvata detaljne informacije o vrsti podataka koji se obrađuju, svrsi obrade i načinu korišćenja podataka.

Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti korisnika/klijenata:

  • Ime i prezime, datum rođenja, mesto rođenja, adresu prebivališta, broj pasoša, JMBG, kontakt e – mail adresa, kontakt telefon.

Po pravilu, podatke o ličnosti prikupljamo od klijenata, odnosno trećih lica koji postupaju u skladu sa instrukcijama koja su dobili od klijenata.

Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti kandidata za posao:

  • Ime i prezime, datum i mesto rođenja;
  • Akademske i profesionalne kvalifikacije sadržane u radnoj biografiji i motivacionom pismu (stepen obrazovanja, titule, podaci o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, lista prethodnih poslodavaca)
  • Komunikacijski podaci: e – mail, broj telefona

Prilikom raspisivanja konkursa za zaposlenje Društvo ne utvrđuje formu radne biografije već se kandidatu ostavlja da je sam odredi. U tom smislu Društvo može doći u posed većeg obima podataka od predstavljenog, voljom kandidata za posao. Svi prikupljeni podaci čuvaju se u periodu do 1 godine u svrhu naknadne procene potrebe za angažovanjem kandidata za posao.

Izvori podataka o ličnosti

Društvo prikuplja (elektronskim, pisanim ili usmenim putem) podatke o ličnosti direktno od lica na koje se podaci odnose: zaposlenog lica, korisnika ili klijenta, kandidata za posao.

Društvo može prikupljati podatke o zaposlenima i kandidatima za posao i iz drugih izvora, pre svega bivših poslodavaca, pod uslovom da se radi o podacima koji su relevantni za zaposlenje. Svi podaci, koji nisu nužni za obradu u predstavljene svrhe, biće trajno brisani.

Prikupljanje i obrada podataka o ličnosti naših dobavljača:

Prikupljamo i obrađujemo podatake o ličnosti naših dobavljača (kao i podatake o ličnosti podizvođača i fizičkih lica povezanih sa našim dobavljačima i podizvođačima) radi upravljanja poslovnim odnosima, zaključivanja ugovora, angažovanja dobavljača i, tamo gde je relevantno, pružanja profesionalnih usluga klijentima.

Prikupljanje i obrada podataka o ličnosti posetilaca našeg web – sajta

Po pravilu, posetioci našeg veb-sajta imaju kontrolu nad podacima o ličnosti koje razmenjuju sa nama.  Uz pomoć kolačića na našem veb-sajtu mi možemo automatski da uhvatimo podatke o ličnosti u ograničenom obimu.

Reč je o podacima o ličnosti kao što su ime posetioca veb-sajta, zvanje, adresa kompanije, email adresa, broj telefona i faksa koje pribavljamo onda kada se posetilac prijavi da od nas dobija različita obaveštenja.

Osim toga, posetioci imaju mogućnost da nam pošalju svoj email preko našeg veb-sajta. Poruke koje dobijamo od njih sadrže informacije kao što su nadimak i email korisnika, kao i  sve ostale informacije koje korisnik želi da navede u poruci.

Molimo vas da nam preko našeg veb-sajta ne poveravate osetljive informacije (kao što su podaci o rasnoj i etničkoj pripadnosti; političkom opredeljenju; verskom i filozofskom ubeđenju; članstvu u sindikatu; fizičkom i mentalnom zdravlju, genetski podaci; biometrijski podaci; podaci o seksualnom životu ili seksualnom opredeljenju; podaci iz kaznene evidencije). Ipak, ukoliko iz bilo kog razloga odlučite da nam poverite osetljive informacije, vi nam samim tim činom dajete vašu izričitu saglasnost da možemo da prikupljamo i koristimo osetljive informacija na način utvrđen u ovoj Izjavi o privatnosti, odnosno na način naveden na mestu obelodanjivanja pomenutih informacija.

Prikupljanje podataka o ličnosti u skladu sa zakonom za sprečavanje pranja novca i finansiranje terorizma

Rukovalac prikuplja podatake o krajnjim vlasnicima Društava sa kojima saradjujemo u skladu sa Zakonom za sprečavanje pranja novca i finansiranja terorizma.

Politika privatnosti našeg Društva podrazumeva prikupljanje samo onih podataka o ličnosti koji su potrebni za jasno određene svrhe te od klijenata tražimo da nam povere podatke o ličnosti samo onda kada je to potrebno u pomenute svrhe.

Kada treba da obradimo podatke o ličnosti za potrebe pružanja profesionalnih usluga, od klijenata tražimo da obaveste lica na koje se podaci odnose (u daljem tekstu „Nosioci podataka“) da će njihovi podaci biti korišćeni. Naši klijenti mogu da koriste relevantne odeljke ove Izjave o (zaštiti) privatnosti, odnosno da upute nosioce podataka da koriste iste, ukoliko to smatraju potrebnim.

Obzirom na raznovrsnost usluga koje pružamo privatnim klijentima (fizičkim licima), vršimo obradu brojnih kategorija podataka o ličnosti, zavisno od usluge koju pružamo, kao što su:

  • Kontakt podaci,
  • Poslovna aktivnost,
  • Porodični podaci,
  • Prihodi, porezi i drugi finansijski podaci,
  • Ulaganja i druga finansijska učešća

Mi imamo pravo da vršimo prikupljanje posebnih kategorija podataka o ličnosti, kada je reč o pojedinim uslugama, odnosno  delatnostima, odnosno u slučaju kada to zahteva zakonska regulativa ili, pak, uz saglasnost fizičkog lica.

Po pravilu, podatke o ličnosti prikupljamo direktno od klijenata, odnosno trećih lica koja postupaju u skladu sa instrukcijama koja su dobili od klijenata.

Obrada podataka o ličnosti – za potrebe zapošljavanja i upravljanaj ljudskim resursima

Društvo obrađuje podatke o ličnosti za potrebe uspostavljanja i realizacije radnog odnosa, uključujući i druge ugovorne odnose po osnovu kojih Društvo angažuje saradnike i konsultante, kao što su podaci za potrebe utvrđivanja adekvatnosti i kvalifikacija kandidata za određena radna mesta, za upravljanje radnim vremenom i odsustvima, za obračun zarada, putnih troškova i dnevnica, za utvrđivanje naknada po osnovu bolovanja i drugih vidova odsustva sa radnog mesta, za procenu napredovanja zaposlenih, za obezbeđivanje dodatnih obuka i edukacija i za disciplinske postupke.

Obrada podataka o ličnosti – u svrhu poslovnih aktivnosti

Društvo se bavi pružanjem računovodstvenih, poslovnih, konsultantskih i revizorskih usluga u Zemlji i inostranstvu. Društvo obrađuje podatke o ličnosti za potrebe vršenja svoje delatnosti odnosno za potrebe pružanja računovodstvenih, poreskih, konsultantskih i usluga revizije. Podaci se prikupljaju neposredno kao sastavni deo obavljanja poslovne aktivnosti uvidom u dokumenta.

Podaci o ličnosti koriste se u sledeće svrhe:

Pružanje profesionalnih usluga

Naša kompanija pruža čitav spektar profesionalnih usluga.  Neke usluge zahtevaju obradu podataka o ličnosti radi pružanja usluge savetovanja,odnosno izrade izveštaja. Primera radi, u okviru revizije finansijskih izveštaja analiziramo podatke o platama dok kod usluga u oblasti globalne mobilnosti zaposlenih i penzija često moramo da koristimo podatke o ličnosti.

Podatke o  ličnosti prikupljamo kada nam se pojedinac obrati sa pitanjem, žalbom, komentarom, odnosno  kada nam uputi neku povratnu informaciju (ime, kontakt podaci i sadržaj komunikacije).  U toj situaciji pojedinac ima podatke o ličnosti koje nam poverava, a koje mi koristimo u cilju davanja  odgovora na upit, odnosno rešavanja problema, već prema potrebi. Gore pomenuti podaci o ličnosti uključuju ime, naziv poslodavca, zvanje, broj telefona, email, kao i druge poslovne podatke.

Vršimo prikupljanje i obradu podataka o ličnosti naših dobavljača (kao i podataka o ličnosti podizvođača i fizičkih lica povezanih sa našim dobavljačima i podizvođačima) radi upravljanja poslovnim odnosima, zaključivanja ugovora, angažovanja dobavljača i, tamo gde je relevantno, pružanja profesionalnih usluga klijentima.

Upravljanje i razvoj poslovanja i realizacija usluga

Naša kompanija vrši obradu podataka o ličnosti radi realizacije poslovnih aktivnosti koje obuhvataju:

  • upravljanje odnosima sa klijentima;
  • razvoj poslovanja i usluga (npr. utvrđivanje potreba klijenata i poboljšanje kvaliteta usluga);
  • održavanje i korišćenje informacionih sistema;
  • administraciju veb-sajta, sistema i programa i njihovo upravljanje.

Obezbeđivanje sigurnosti, kvaliteta i upravljanja rizicima

Naša kompanija ima uspostavljene mere bezbednosti radi zaštite svojih informacija i informacija klijenata (kao i zaštite podataka o ličnosti), kojima je obuhvaćeno otkrivanje, ispitivanje i rešavanje bezbednosnih pretnji. Obrada podataka o ličnosti može da se vrši u sklopu kontrole bezbednosti npr. kroz automatsko pretraživanje e-pošte štetne po uređaj. Naša kompanija vrši kontrolu kvaliteta usluga. Kontrolom može biti obuhvaćena obrada podataka o ličnosti pohranjenih u posebnim datotekama koje se odnose na klijente. SMN audit ima uspostavljene politike i procedure za potrebe praćenja kvaliteta usluga i upravljanja rizicima po osnovu ugovora sa klijentima.
SMN audit prikuplja i čuva podatke o ličnosti u okviru procedure za prihvatanje angažovanja.

Poslovanja u skladu sa zahtevima zakonske regulative, odnosno strukovnog tela čiji je SMN član

Kao svaki pružalac profesionalnih usluga, naša kompanija je dužna da postupa u skladu sa zakonskom regulativom i pravilima struke. Naša kompanija je dužna da vodi evidencije iz kojih se vidi da pruža usluge saglasno pomenutoj obavezi, a moguće je da su u evidencijama sadržani podaci o ličnosti.

Društva za reviziju i licencirani ovlašćeni revizori, u skladu sa Zakonom o reviziji dužni su da sve informacije, dokumenta, podatke, činjenice i dokumenta, kojima imaju pristup u toku vršenja zakonske revizije, čuvaju kao poverljive.

Poslovne tajne i informacije dužna su da čuvaju i druga lica koja rade ili su radila u društvu za reviziju i kojima su na bilo koji način dostupni poverljivi podaci.

Društva za reviziju, licencirani ovlašćeni revizori kao i druga lica koja rade ili su radila u društvu za reviziju i kojima su na bilo koji način dostupni poverljivi podaci, u skladu sa Zakonom o reviziji ne smeju da koriste ove podatke, niti smeju da omoguće njihovo korišćenje trećim licima.

Poslovne tajne čuvaju se u skladu sa Zakonom o reviziji, osim ako posebnim propisima nije drugačije uređeno.

Izuzetno od ove obaveze:

  1. kada je društvo za reviziju zamenjeno drugim društvom za reviziju, prethodno društvo za reviziju dužno je da obezbedi novom društvu za reviziju pristup svim informacijama neophodnim za reviziju subjekta revizije;
  2. kada društvo za reviziju sprovodi reviziju zavisnog pravnog lica čije je matično društvo osnovano u trećoj zemlji, društvo za reviziju, može da preda relevantnu dokumentaciju u vezi revizije grupnom revizoru iz treće zemlje, na njegov zahtev, ukoliko je takva dokumentacija neophodna za sprovođenje revizije konsolidovanih finansijskih izveštaja matičnog društva. Dostavljanje dokumentacije mora biti u skladu sa članom 37. ovog zakona;
  3. u slučaju kontrole kvaliteta, društvo za reviziju, odnosno licencirani ovlašćeni revizor dužni su da u smislu člana 79. ovog zakona omoguće pristup podacima neophodnim za sprovođenje kontrole kvaliteta i pravnih lica povezanih sa društvom za reviziju.

Društvo za reviziju dužno je da omogući uvid u podatke u slučaju primene propisa koji regulišu sprečavanje pranja novca i finansiranje terorizma, u pretkrivičnim ili krivičnim postupcima, kao i kada njihovo dostavljanje pisanim putem zatraži sud u krivičnom ili pretkrivičnom postupku, kao i u drugim slučajevima propisanim zakonom.

Pristup i ustupanje podacima o ličnosti

Pristup podacima o ličnosti ima samo Rukovalac i zaposleni kod Rukovaoca.

Podaci o ličnosti biće dostupni trećim licima izvan Rukovaoca samo u sledećim slučajevima:

  • Društvo će ustupati lične podatke trećim licima samo za potrebe navedene u nastavku pri čemu će preduzeti sve potrebne mere kako bi se osiguralo da se lični podaci obrađuju i obezbeđuju u skladu sa važećim propisima;
  • Društvo može angažovati treća lica – pružaoce usluga – da vrše pojedine radnje obrade podataka za račun i u ime Društva. U tom slučaju, Društvo ima svojstvo rukovaoca, a pružaoci usluga svojstvo obrađivača podataka o ličnosti. U ovoj situaciji, obrađivaču se ustupaju samo podaci neophodni za ostvarenje svrhe ugovorene obrade, i obrađivači ih ne mogu koristiti za druge svrhe. U ovim slučajevima, uslovi obrade podataka i odgovornost za zaštitu podataka definisaće se ugovorom između Društva i obrađivača;
  • Lični podaci ustupiće se javnim organima samo kada je to zakonom propisano;
  • Ako je podatke potrebno proslediti radi realizacije Ugovora.

Obrađivači podataka o ličnosti nemaju pravo da obrađuju podatke o ličnosti koji su im dostavljeni u druge svrhe, osim za obavljanje poslova koje im dodeljuje Rukovalac, a po osnovu Ugovora. Obrađivači su dužni da se pridržavaju svih pismenih uputstava Rukovaoca. Rukovalac preduzima sve neophodne mere kako bi osigurao da se angažovani obrađivači strogo pridržavaju Zakona o zaštiti podataka o ličnosti i pismenih uputstava Rukovaoca, kao i da su preduzeli odgovarajuće tehničke, organizacione i kadrovske mere za zaštitu podataka o ličnosti.

Rukovalac podatke o ličnosti obrađuje u Republici Srbiji.

Razmenu podataka sa drugim licima vršimo samo onda kada nam zakon dozvoljava.  Prilikom razmene podataka sa drugim licima mi zaključujemo ugovore i koristimo druge mehanizme zaštite sa ciljem da zaštitimo podatke i poslujemo u skladu sa našom politikom o zaštiti podataka i standardima u oblasti bezbednosti podataka i očuvanja poverljivosti informacija.

Podaci o ličnosti koje poseduje kompanija SMN audit mogu se preneti:

  • Drugim članicama konzorcijuma, odnosno drugim revizorskim firmama sa kojima kompanija SMN audit ulazi u konzorcijum za potrebe realizacije velikih projekata;
  • Trećim licima (organizacijama) koja nam obezbeđuju aplikacije i njihove funkcionalnosti, odnosno pružaju usluge obrade podataka ili usluge u oblasti informacionih tehnologija;
  • Usluge trećih lica koristimo radi dobijanja pomoći u procesu pružanju naših usluga, kao i u procesu  uspostavljanja, pokretanja i upravljanja našim IT sistemom.  Reč je o subjektima koji obezbeđuju informacione tehnologije, uslugu „Cloud“ servisa, iznajmljivanje prostora na veb-sajtu i upravljanje, analizu podataka, uslugu bekapovanja, kao i uslugu zaštite i skladištenja podataka;
  • Trećim licima (organizacijama) koja nam na drugačiji način pomažu u procesu pružanja naših usluga i informacija;
  • Revizorima i drugim licima koja pružaju profesionalne usluge savetovanja;
  • Organima za sprovođenje zakona, vladinim institucijama i regulatornim telima, odnosno trećim licima u skladu sa važećom zakonskom regulativom;
  • Nadležna treća lica nam povremeno upućuju zahteve za obelodanjivanje podataka o ličnosti kao što su zahtevi radi  provere usaglašenost poslovanja sa zakonskom regulativom, ispitivanja navoda o počinjenom krivičnom delu, ustanovljenja, ostvarivanja i odbrane zakonskih prava.  Zahteve za obelodanjivanje podataka o ličnosti ispunjavamo samo ukoliko dopušta važeća zakonska regulativa;

Rokovi čuvanja podataka o ličnosti

Podaci o ličnosti neće biti zadržani duže nego što je to neophodno za ostvarenje svrhe za koju su obrađivani. Ukoliko je rok čuvanja podataka o ličnosti propisan zakonom, Društvo će zadržati podatke u datom zakonskom roku. Nakon ispunjenja svrhe, odnosno isteka zakonom propisanog roka za čuvanje podataka, podaci će biti trajno obrisani.

U određenim slučajevima, lični podaci se mogu čuvati duži vremenski period, za potrebe ispunjenja zakonskih obaveza ili za uspostavljanje, vršenje ili odbranu pravnog zahteva, u skladu sa važećim zakonima.

Lični podaci o zaposlenima kao i bivšim zaposlenima čuvaju se trajno u kadrovskoj evidenciji Društva, u skladu sa Zakonom o evidencijama u oblasti rada.

Prava lica u pogledu zaštite podataka o ličnosti

Pravo na informisanje

Zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo da budu informisani o svojim pravima, obavezama i o pitanjima koja se odnose na obradu njihovih podataka o ličnosti, u smislu ZZPL čak i pre nego što počne obrada tih podataka.

Pravo na pristup

Zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo da zahtevaju od Društva da omogući pristup njihovim podacima o ličnosti, odnosno pravo da utvrde predmet, način, svrhu i obim obrade tih podataka, kao i na postavljanje pitanja o samoj obradi.

Pravo na ispravku i dopunu

Nakon izvršenog uvida, lica na koja se podaci odnose imaju pravo da od Društva zahtevaju ispravku, dopunu, odnosno ažuriranje obrađivanih podataka o ličnosti.

Pravo na brisanje

Lice na koje se podaci odnose može zahtevati od Društva brisanje njihovih podataka o ličnosti u skladu sa ZZPL, kao i prekid, odnosno privremenu obustavu obrade.

Pravo na povlačenje pristanka za obradu

U situacijama kada je pravni osnov za obradu ličnih podataka saglasnost lica na koje se podaci odnose, to lice ima pravo da u bilo kom trenutku povuče datu saglasnost, u pisanom obliku.

Pravo na ograničenje obrade

Lice na koje se podaci odnose, shodno ZZPL, ima pravo da zahteva od rukovaoca da se obrada njegovih podataka o ličnosti ograniči.

Pravo na prenosivost podataka

Lice na koje se podaci odnose može da zahteva prenošenje podataka o ličnosti drugom rukovaocu, kada je to tehnički izvodljivo, odnosno kada se lični podaci, koji su predmet zahteva za prenošenje, nalaze u strukturiranom i mašinski čitljivom formatu.

Pravo na prigovor i automatizovano donošenje pojedinačnih odluka

Ako smatra da je to opravdano u odnosu na posebnu situaciju u kojoj se nalazi, lice na koga se podaci odnose ima pravo da u svakom trenutku podnese rukovaocu prigovor na obradu njegovih podataka, kao i da se na to lice ne primenjuje odluka doneta isključivo na osnovu automatizovane obrade, uključujući i profilisanje, ako se tom odlukom proizvode pravne posledice po to lice ili ta odluka značajno utiče na njegov položaj.

Lice na koje se podaci odnose ima pravo da se protivi obradi ličnih podataka u cilju direktnog marketinga i zatraži ograničenje obrade u nekim drugim slučajevima.

U slučaju da lice na koje se podaci odnose nije zadovoljno odgovorom Društva na zahtev za ispunjavanje prava u pogledu zaštite ličnih podataka, ima pravo da podnese žalbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti (https://www.poverenik.rs/sr/).

Bezbednost i privatnost podataka o ličnosti posetilaca nešeg sajta www.smnaudit.rs

Naš sajt koristi Cookies (kolačiće) kako bismo obezbedili bezbednost i privatnost podataka o ličnosti posetilacima našeg sajta.

Cookies (u daljem tekstu: Kolačići) su tekstualne datoteke postavljene u računar lica koje je posetilo sajt u svrhu prikupljanja standardnih informacija u vezi sa prijavljivanjem na sajt i ponašanja tog lica tokom boravka na sajtu, a koje mogu biti poslate internet pretraživaču koje koristi to lice. Društvo može prikupljati/obrađivati navedene informacije automatski posredstvom Kolačića ili sličnih tehnologija. Za više informacija o Kolačićima, posetite allaboutcookies.org.

Korisnici koji su zabrinuti zbog privatnosti i korišćenja Kolačića mogu podesiti internet pretraživač da ih obavesti kada primi Kolačić kao i da odbije Kolačiće koje pokušavaju da pošalju druge veb stranice.

Korišćenje sajta nije uslovljeno davanjem pristanka na korišćenje Kolačića.

Pravila o bezbednosti i privatnosti podataka drugih internet stranica

Postoji mogućnost da sajt sadrži eksterne linkove koji upućuju na druge internet stranice. Odredbe ovog akta o bezbednosti i privatnosti podataka o ličnosti se odnose samo na sajt, tako da ne preuzima odgovornost za pravila o privatnosti podataka drugih internet stranica.

Uvod

SMN audit & tax d.o.o.

Kompanija SMN audit & tax d.o.o., Beograd je odgovorna i posvećena zaštiti podataka o ličnosti. U ovom obaveštenju o transparentnosti objašnjavaju se razlozi i načini prikupljanja i korišćenja podataka o ličnosti i pružaju informacije o pravima pojedinaca. Naša kompanija ima pravo da koristi podatke o ličnosti koji su joj povereni, i to u svrhe navedene u ovom obaveštenju o transparentnosti, odnosno u druge svrhe naznačene na mestu prikupljanja podataka.

Podatak o ličnosti je svaka informacije koja se odnosi na živo lice čiji je identitet određen ili odrediv. Naša kompanija vrši obradu podataka o ličnosti za različite potrebe, s tim što se u zavisnosti od svrhe u koju se prikupljaju mogu razlikovati načini prikupljanja podatka, pravni osnov za obadu podataka, upotreba i obelodanjivanje podataka, kao i period tokom kojeg se podaci zadržavaju.

U postupku prikupljanja i korišćenja podataka o ličnosti naša politika je transparentna kada je reč o razlozima i načinima obrade podataka o ličnosti.

Podaci o ličnosti koje obrađujemo

Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti zaposlenih:

  • Ime i prezime, adresa, datum i mesto rođenja, pol, bračno stanje, matični broj, broj lične karte, državljanstvo, broj zdravstvenog osiguranja (LBO);
  • Akademske i profesionalne kvalifikacije: stepen obrazovanja, titule, podatke o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, istorija zaposlenja, biografija;
  • Finansijski podaci: broj bankovnog računa, podaci o zaradi i dodatnim naknadama;
  • Podaci o izvršenju radnih obaveza: pozicija, procena nadzornog organa (lica), poslovna e – mail adresa, IP adresa, pristupni kredencijali (npr. korisničko ime i lozinka);
  • Komunikacijski podaci: e – mail, broj telefona, kontakt srodnika za hitne slučajeve, kao i drugi podaci neophodni za izvršenje zakonom propisanih obaveza poslodavca i realizacije ugovora o radu, odnosno drugog ugovornog odnosa između zaposlenog i Društva;
  • Društvo može obrađivati i određene kategorije posebnih vrsta podataka o ličnosti, poput podataka o zdravstvenom stanju ili podataka o verskom opredeljenju, a u skladu sa članom 17. ZZPL, posebne vrste podataka o ličnosti zaposlenih za svrhu izvršenja obaveza ili primene zakonom propisanih ovlašćenja u oblasti rada, socijalnog osiguranja i socijalne zaštite;
  • Društvo ne obrađuje veći broj ili drugu vrstu ličnih podataka od onih koji su potrebni da bi se ispunila navedena svrha. Ukoliko se obrada posebnih vrsta podataka vrši na osnovu saglasnosti lica (na primer, kako bi se prilagodili uslovi obuke zdravstvenom stanju polaznika), ta saglasnost mora biti data u pisanoj formi koja obuhvata detaljne informacije o vrsti podataka koji se obrađuju, svrsi obrade i načinu korišćenja podataka.

Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti korisnika/klijenata:

  • Ime i prezime, datum rođenja, mesto rođenja, adresu prebivališta, broj pasoša, JMBG, kontakt e – mail adresa, kontakt telefon.

Po pravilu, podatke o ličnosti prikupljamo od klijenata, odnosno trećih lica koji postupaju u skladu sa instrukcijama koja su dobili od klijenata.

Društvo može obrađivati sledeće podatke o ličnosti kandidata za posao:

  • Ime i prezime, datum i mesto rođenja;
  • Akademske i profesionalne kvalifikacije sadržane u radnoj biografiji i motivacionom pismu (stepen obrazovanja, titule, podaci o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, lista prethodnih poslodavaca)
  • Komunikacijski podaci: e – mail, broj telefona

Prilikom raspisivanja konkursa za zaposlenje Društvo ne utvrđuje formu radne biografije već se kandidatu ostavlja da je sam odredi. U tom smislu Društvo može doći u posed većeg obima podataka od predstavljenog, voljom kandidata za posao. Svi prikupljeni podaci čuvaju se u periodu do 1 godine u svrhu naknadne procene potrebe za angažovanjem kandidata za posao.

Izvori podataka o ličnosti

Društvo prikuplja (elektronskim, pisanim ili usmenim putem) podatke o ličnosti direktno od lica na koje se podaci odnose: zaposlenog lica, korisnika ili klijenta, kandidata za posao.

Društvo može prikupljati podatke o zaposlenima i kandidatima za posao i iz drugih izvora, pre svega bivših poslodavaca, pod uslovom da se radi o podacima koji su relevantni za zaposlenje. Svi podaci, koji nisu nužni za obradu u predstavljene svrhe, biće trajno brisani.

Prikupljanje i obrada podataka o ličnosti naših dobavljača:

Prikupljamo i obrađujemo podatake o ličnosti naših dobavljača (kao i podatake o ličnosti podizvođača i fizičkih lica povezanih sa našim dobavljačima i podizvođačima) radi upravljanja poslovnim odnosima, zaključivanja ugovora, angažovanja dobavljača i, tamo gde je relevantno, pružanja profesionalnih usluga klijentima.

Prikupljanje i obrada podataka o ličnosti posetilaca našeg web – sajta

Po pravilu, posetioci našeg veb-sajta imaju kontrolu nad podacima o ličnosti koje razmenjuju sa nama.  Uz pomoć kolačića na našem veb-sajtu mi možemo automatski da uhvatimo podatke o ličnosti u ograničenom obimu.

Reč je o podacima o ličnosti kao što su ime posetioca veb-sajta, zvanje, adresa kompanije, email adresa, broj telefona i faksa koje pribavljamo onda kada se posetilac prijavi da od nas dobija različita obaveštenja.

Osim toga, posetioci imaju mogućnost da nam pošalju svoj email preko našeg veb-sajta. Poruke koje dobijamo od njih sadrže informacije kao što su nadimak i email korisnika, kao i  sve ostale informacije koje korisnik želi da navede u poruci.

Molimo vas da nam preko našeg veb-sajta ne poveravate osetljive informacije (kao što su podaci o rasnoj i etničkoj pripadnosti; političkom opredeljenju; verskom i filozofskom ubeđenju; članstvu u sindikatu; fizičkom i mentalnom zdravlju, genetski podaci; biometrijski podaci; podaci o seksualnom životu ili seksualnom opredeljenju; podaci iz kaznene evidencije). Ipak, ukoliko iz bilo kog razloga odlučite da nam poverite osetljive informacije, vi nam samim tim činom dajete vašu izričitu saglasnost da možemo da prikupljamo i koristimo osetljive informacija na način utvrđen u ovoj Izjavi o privatnosti, odnosno na način naveden na mestu obelodanjivanja pomenutih informacija.

Prikupljanje podataka o ličnosti u skladu sa zakonom za sprečavanje pranja novca i finansiranje terorizma

Rukovalac prikuplja podatake o krajnjim vlasnicima Društava sa kojima saradjujemo u skladu sa Zakonom za sprečavanje pranja novca i finansiranja terorizma.

Politika privatnosti našeg Društva podrazumeva prikupljanje samo onih podataka o ličnosti koji su potrebni za jasno određene svrhe te od klijenata tražimo da nam povere podatke o ličnosti samo onda kada je to potrebno u pomenute svrhe.

Kada treba da obradimo podatke o ličnosti za potrebe pružanja profesionalnih usluga, od klijenata tražimo da obaveste lica na koje se podaci odnose (u daljem tekstu „Nosioci podataka“) da će njihovi podaci biti korišćeni. Naši klijenti mogu da koriste relevantne odeljke ove Izjave o (zaštiti) privatnosti, odnosno da upute nosioce podataka da koriste iste, ukoliko to smatraju potrebnim.

Obzirom na raznovrsnost usluga koje pružamo privatnim klijentima (fizičkim licima), vršimo obradu brojnih kategorija podataka o ličnosti, zavisno od usluge koju pružamo, kao što su:

  • Kontakt podaci,
  • Poslovna aktivnost,
  • Porodični podaci,
  • Prihodi, porezi i drugi finansijski podaci,
  • Ulaganja i druga finansijska učešća

Mi imamo pravo da vršimo prikupljanje posebnih kategorija podataka o ličnosti, kada je reč o pojedinim uslugama, odnosno  delatnostima, odnosno u slučaju kada to zahteva zakonska regulativa ili, pak, uz saglasnost fizičkog lica.

Po pravilu, podatke o ličnosti prikupljamo direktno od klijenata, odnosno trećih lica koja postupaju u skladu sa instrukcijama koja su dobili od klijenata.

Obrada podataka o ličnosti – za potrebe zapošljavanja i upravljanaj ljudskim resursima

Društvo obrađuje podatke o ličnosti za potrebe uspostavljanja i realizacije radnog odnosa, uključujući i druge ugovorne odnose po osnovu kojih Društvo angažuje saradnike i konsultante, kao što su podaci za potrebe utvrđivanja adekvatnosti i kvalifikacija kandidata za određena radna mesta, za upravljanje radnim vremenom i odsustvima, za obračun zarada, putnih troškova i dnevnica, za utvrđivanje naknada po osnovu bolovanja i drugih vidova odsustva sa radnog mesta, za procenu napredovanja zaposlenih, za obezbeđivanje dodatnih obuka i edukacija i za disciplinske postupke.

Obrada podataka o ličnosti – u svrhu poslovnih aktivnosti

Društvo se bavi pružanjem računovodstvenih, poslovnih, konsultantskih i revizorskih usluga u Zemlji i inostranstvu. Društvo obrađuje podatke o ličnosti za potrebe vršenja svoje delatnosti odnosno za potrebe pružanja računovodstvenih, poreskih, konsultantskih i usluga revizije. Podaci se prikupljaju neposredno kao sastavni deo obavljanja poslovne aktivnosti uvidom u dokumenta.

Podaci o ličnosti koriste se u sledeće svrhe:

Pružanje profesionalnih usluga

Naša kompanija pruža čitav spektar profesionalnih usluga.  Neke usluge zahtevaju obradu podataka o ličnosti radi pružanja usluge savetovanja,odnosno izrade izveštaja. Primera radi, u okviru revizije finansijskih izveštaja analiziramo podatke o platama dok kod usluga u oblasti globalne mobilnosti zaposlenih i penzija često moramo da koristimo podatke o ličnosti.

Podatke o  ličnosti prikupljamo kada nam se pojedinac obrati sa pitanjem, žalbom, komentarom, odnosno  kada nam uputi neku povratnu informaciju (ime, kontakt podaci i sadržaj komunikacije).  U toj situaciji pojedinac ima podatke o ličnosti koje nam poverava, a koje mi koristimo u cilju davanja  odgovora na upit, odnosno rešavanja problema, već prema potrebi. Gore pomenuti podaci o ličnosti uključuju ime, naziv poslodavca, zvanje, broj telefona, email, kao i druge poslovne podatke.

Vršimo prikupljanje i obradu podataka o ličnosti naših dobavljača (kao i podataka o ličnosti podizvođača i fizičkih lica povezanih sa našim dobavljačima i podizvođačima) radi upravljanja poslovnim odnosima, zaključivanja ugovora, angažovanja dobavljača i, tamo gde je relevantno, pružanja profesionalnih usluga klijentima.

Upravljanje i razvoj poslovanja i realizacija usluga

Naša kompanija vrši obradu podataka o ličnosti radi realizacije poslovnih aktivnosti koje obuhvataju:

  • upravljanje odnosima sa klijentima;
  • razvoj poslovanja i usluga (npr. utvrđivanje potreba klijenata i poboljšanje kvaliteta usluga);
  • održavanje i korišćenje informacionih sistema;
  • administraciju veb-sajta, sistema i programa i njihovo upravljanje.

Obezbeđivanje sigurnosti, kvaliteta i upravljanja rizicima

Naša kompanija ima uspostavljene mere bezbednosti radi zaštite svojih informacija i informacija klijenata (kao i zaštite podataka o ličnosti), kojima je obuhvaćeno otkrivanje, ispitivanje i rešavanje bezbednosnih pretnji. Obrada podataka o ličnosti može da se vrši u sklopu kontrole bezbednosti npr. kroz automatsko pretraživanje e-pošte štetne po uređaj. Naša kompanija vrši kontrolu kvaliteta usluga. Kontrolom može biti obuhvaćena obrada podataka o ličnosti pohranjenih u posebnim datotekama koje se odnose na klijente. SMN audit ima uspostavljene politike i procedure za potrebe praćenja kvaliteta usluga i upravljanja rizicima po osnovu ugovora sa klijentima.
SMN audit prikuplja i čuva podatke o ličnosti u okviru procedure za prihvatanje angažovanja.

Poslovanja u skladu sa zahtevima zakonske regulative, odnosno strukovnog tela čiji je SMN član

Kao svaki pružalac profesionalnih usluga, naša kompanija je dužna da postupa u skladu sa zakonskom regulativom i pravilima struke. Naša kompanija je dužna da vodi evidencije iz kojih se vidi da pruža usluge saglasno pomenutoj obavezi, a moguće je da su u evidencijama sadržani podaci o ličnosti.

Društva za reviziju i licencirani ovlašćeni revizori, u skladu sa Zakonom o reviziji dužni su da sve informacije, dokumenta, podatke, činjenice i dokumenta, kojima imaju pristup u toku vršenja zakonske revizije, čuvaju kao poverljive.

Poslovne tajne i informacije dužna su da čuvaju i druga lica koja rade ili su radila u društvu za reviziju i kojima su na bilo koji način dostupni poverljivi podaci.

Društva za reviziju, licencirani ovlašćeni revizori kao i druga lica koja rade ili su radila u društvu za reviziju i kojima su na bilo koji način dostupni poverljivi podaci, u skladu sa Zakonom o reviziji ne smeju da koriste ove podatke, niti smeju da omoguće njihovo korišćenje trećim licima.

Poslovne tajne čuvaju se u skladu sa Zakonom o reviziji, osim ako posebnim propisima nije drugačije uređeno.

Izuzetno od ove obaveze:

  1. kada je društvo za reviziju zamenjeno drugim društvom za reviziju, prethodno društvo za reviziju dužno je da obezbedi novom društvu za reviziju pristup svim informacijama neophodnim za reviziju subjekta revizije;
  2. kada društvo za reviziju sprovodi reviziju zavisnog pravnog lica čije je matično društvo osnovano u trećoj zemlji, društvo za reviziju, može da preda relevantnu dokumentaciju u vezi revizije grupnom revizoru iz treće zemlje, na njegov zahtev, ukoliko je takva dokumentacija neophodna za sprovođenje revizije konsolidovanih finansijskih izveštaja matičnog društva. Dostavljanje dokumentacije mora biti u skladu sa članom 37. ovog zakona;
  3. u slučaju kontrole kvaliteta, društvo za reviziju, odnosno licencirani ovlašćeni revizor dužni su da u smislu člana 79. ovog zakona omoguće pristup podacima neophodnim za sprovođenje kontrole kvaliteta i pravnih lica povezanih sa društvom za reviziju.

Društvo za reviziju dužno je da omogući uvid u podatke u slučaju primene propisa koji regulišu sprečavanje pranja novca i finansiranje terorizma, u pretkrivičnim ili krivičnim postupcima, kao i kada njihovo dostavljanje pisanim putem zatraži sud u krivičnom ili pretkrivičnom postupku, kao i u drugim slučajevima propisanim zakonom.

Pristup i ustupanje podacima o ličnosti

Pristup podacima o ličnosti ima samo Rukovalac i zaposleni kod Rukovaoca.

Podaci o ličnosti biće dostupni trećim licima izvan Rukovaoca samo u sledećim slučajevima:

  • Društvo će ustupati lične podatke trećim licima samo za potrebe navedene u nastavku pri čemu će preduzeti sve potrebne mere kako bi se osiguralo da se lični podaci obrađuju i obezbeđuju u skladu sa važećim propisima;
  • Društvo može angažovati treća lica – pružaoce usluga – da vrše pojedine radnje obrade podataka za račun i u ime Društva. U tom slučaju, Društvo ima svojstvo rukovaoca, a pružaoci usluga svojstvo obrađivača podataka o ličnosti. U ovoj situaciji, obrađivaču se ustupaju samo podaci neophodni za ostvarenje svrhe ugovorene obrade, i obrađivači ih ne mogu koristiti za druge svrhe. U ovim slučajevima, uslovi obrade podataka i odgovornost za zaštitu podataka definisaće se ugovorom između Društva i obrađivača;
  • Lični podaci ustupiće se javnim organima samo kada je to zakonom propisano;
  • Ako je podatke potrebno proslediti radi realizacije Ugovora.

Obrađivači podataka o ličnosti nemaju pravo da obrađuju podatke o ličnosti koji su im dostavljeni u druge svrhe, osim za obavljanje poslova koje im dodeljuje Rukovalac, a po osnovu Ugovora. Obrađivači su dužni da se pridržavaju svih pismenih uputstava Rukovaoca. Rukovalac preduzima sve neophodne mere kako bi osigurao da se angažovani obrađivači strogo pridržavaju Zakona o zaštiti podataka o ličnosti i pismenih uputstava Rukovaoca, kao i da su preduzeli odgovarajuće tehničke, organizacione i kadrovske mere za zaštitu podataka o ličnosti.

Rukovalac podatke o ličnosti obrađuje u Republici Srbiji.

Razmenu podataka sa drugim licima vršimo samo onda kada nam zakon dozvoljava.  Prilikom razmene podataka sa drugim licima mi zaključujemo ugovore i koristimo druge mehanizme zaštite sa ciljem da zaštitimo podatke i poslujemo u skladu sa našom politikom o zaštiti podataka i standardima u oblasti bezbednosti podataka i očuvanja poverljivosti informacija.

Podaci o ličnosti koje poseduje kompanija SMN audit mogu se preneti:

  • Drugim članicama konzorcijuma, odnosno drugim revizorskim firmama sa kojima kompanija SMN audit ulazi u konzorcijum za potrebe realizacije velikih projekata;
  • Trećim licima (organizacijama) koja nam obezbeđuju aplikacije i njihove funkcionalnosti, odnosno pružaju usluge obrade podataka ili usluge u oblasti informacionih tehnologija;
  • Usluge trećih lica koristimo radi dobijanja pomoći u procesu pružanju naših usluga, kao i u procesu  uspostavljanja, pokretanja i upravljanja našim IT sistemom.  Reč je o subjektima koji obezbeđuju informacione tehnologije, uslugu „Cloud“ servisa, iznajmljivanje prostora na veb-sajtu i upravljanje, analizu podataka, uslugu bekapovanja, kao i uslugu zaštite i skladištenja podataka;
  • Trećim licima (organizacijama) koja nam na drugačiji način pomažu u procesu pružanja naših usluga i informacija;
  • Revizorima i drugim licima koja pružaju profesionalne usluge savetovanja;
  • Organima za sprovođenje zakona, vladinim institucijama i regulatornim telima, odnosno trećim licima u skladu sa važećom zakonskom regulativom;
  • Nadležna treća lica nam povremeno upućuju zahteve za obelodanjivanje podataka o ličnosti kao što su zahtevi radi  provere usaglašenost poslovanja sa zakonskom regulativom, ispitivanja navoda o počinjenom krivičnom delu, ustanovljenja, ostvarivanja i odbrane zakonskih prava.  Zahteve za obelodanjivanje podataka o ličnosti ispunjavamo samo ukoliko dopušta važeća zakonska regulativa;
Rokovi čuvanja podataka o ličnosti

Podaci o ličnosti neće biti zadržani duže nego što je to neophodno za ostvarenje svrhe za koju su obrađivani. Ukoliko je rok čuvanja podataka o ličnosti propisan zakonom, Društvo će zadržati podatke u datom zakonskom roku. Nakon ispunjenja svrhe, odnosno isteka zakonom propisanog roka za čuvanje podataka, podaci će biti trajno obrisani.

U određenim slučajevima, lični podaci se mogu čuvati duži vremenski period, za potrebe ispunjenja zakonskih obaveza ili za uspostavljanje, vršenje ili odbranu pravnog zahteva, u skladu sa važećim zakonima.

Lični podaci o zaposlenima kao i bivšim zaposlenima čuvaju se trajno u kadrovskoj evidenciji Društva, u skladu sa Zakonom o evidencijama u oblasti rada.

Prava lica u pogledu zaštite podataka o ličnosti

Pravo na informisanje

Zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo da budu informisani o svojim pravima, obavezama i o pitanjima koja se odnose na obradu njihovih podataka o ličnosti, u smislu ZZPL čak i pre nego što počne obrada tih podataka.

Pravo na pristup

Zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo da zahtevaju od Društva da omogući pristup njihovim podacima o ličnosti, odnosno pravo da utvrde predmet, način, svrhu i obim obrade tih podataka, kao i na postavljanje pitanja o samoj obradi.

Pravo na ispravku i dopunu

Nakon izvršenog uvida, lica na koja se podaci odnose imaju pravo da od Društva zahtevaju ispravku, dopunu, odnosno ažuriranje obrađivanih podataka o ličnosti.

Pravo na brisanje

Lice na koje se podaci odnose može zahtevati od Društva brisanje njihovih podataka o ličnosti u skladu sa ZZPL, kao i prekid, odnosno privremenu obustavu obrade.

Pravo na povlačenje pristanka za obradu

U situacijama kada je pravni osnov za obradu ličnih podataka saglasnost lica na koje se podaci odnose, to lice ima pravo da u bilo kom trenutku povuče datu saglasnost, u pisanom obliku.

Pravo na ograničenje obrade

Lice na koje se podaci odnose, shodno ZZPL, ima pravo da zahteva od rukovaoca da se obrada njegovih podataka o ličnosti ograniči.

Pravo na prenosivost podataka

Lice na koje se podaci odnose može da zahteva prenošenje podataka o ličnosti drugom rukovaocu, kada je to tehnički izvodljivo, odnosno kada se lični podaci, koji su predmet zahteva za prenošenje, nalaze u strukturiranom i mašinski čitljivom formatu.

Pravo na prigovor i automatizovano donošenje pojedinačnih odluka

Ako smatra da je to opravdano u odnosu na posebnu situaciju u kojoj se nalazi, lice na koga se podaci odnose ima pravo da u svakom trenutku podnese rukovaocu prigovor na obradu njegovih podataka, kao i da se na to lice ne primenjuje odluka doneta isključivo na osnovu automatizovane obrade, uključujući i profilisanje, ako se tom odlukom proizvode pravne posledice po to lice ili ta odluka značajno utiče na njegov položaj.

Lice na koje se podaci odnose ima pravo da se protivi obradi ličnih podataka u cilju direktnog marketinga i zatraži ograničenje obrade u nekim drugim slučajevima.

U slučaju da lice na koje se podaci odnose nije zadovoljno odgovorom Društva na zahtev za ispunjavanje prava u pogledu zaštite ličnih podataka, ima pravo da podnese žalbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti (https://www.poverenik.rs/sr/).

Bezbednost i privatnost podataka o ličnosti posetilaca nešeg sajta www.smnaudit.rs

Naš sajt koristi Cookies (kolačiće) kako bismo obezbedili bezbednost i privatnost podataka o ličnosti posetilacima našeg sajta.

Cookies (u daljem tekstu: Kolačići) su tekstualne datoteke postavljene u računar lica koje je posetilo sajt u svrhu prikupljanja standardnih informacija u vezi sa prijavljivanjem na sajt i ponašanja tog lica tokom boravka na sajtu, a koje mogu biti poslate internet pretraživaču koje koristi to lice. Društvo može prikupljati/obrađivati navedene informacije automatski posredstvom Kolačića ili sličnih tehnologija. Za više informacija o Kolačićima, posetite allaboutcookies.org.

Korisnici koji su zabrinuti zbog privatnosti i korišćenja Kolačića mogu podesiti internet pretraživač da ih obavesti kada primi Kolačić kao i da odbije Kolačiće koje pokušavaju da pošalju druge veb stranice.

Korišćenje sajta nije uslovljeno davanjem pristanka na korišćenje Kolačića.

Pravila o bezbednosti i privatnosti podataka drugih internet stranica

Postoji mogućnost da sajt sadrži eksterne linkove koji upućuju na druge internet stranice. Odredbe ovog akta o bezbednosti i privatnosti podataka o ličnosti se odnose samo na sajt, tako da ne preuzima odgovornost za pravila o privatnosti podataka drugih internet stranica.

Kontaktirajte nas

Imate li pitanje u vezi naših usluga? Ne ustručavajte se da nas kontaktirate.
Odgovorićemo na Vaša pitanja u najkraćem mogućem roku.